さいたま市の浦和で経理のお悩みについてご相談を承っております、大宮・浦和経理お悩み相談室です。
コロナ禍の中、東京・北京のオリンピックの開催方法もこれまでにないものとなったり、長引く未曽有のパンデミックは私たちの仕事や生活に大きく影響を与えています。
苦しいことも多いですが、逆に発想を転換してチャンスに変えようという取り組みも各分野で始まっているようですね。
経理の分野もまさにそのひとつです。経理をクラウド化してテレワークはできるのか？という動きです。
クラウド化でテレワークが可能に
コロナ禍となり、感染拡大防止のために企業のテレワークの実施が強く奨励されています。
これまで、それほど導入されてこなかったテレワークに会社側も社員も初めは戸惑いも多かったようですが、今では多くの企業がテレワークを進めています。
でも経理セクションは遅れている会社も多く、経理だけは出勤しているという話もあちこちから聞こえてきます。
経理がテレワークできない理由はいろいろあります。
| ・会社のシステムに入らないと仕事ができない ・取引先からの請求書や、社員の経費精算など会社に集まる情報が必要になる ・資金移動は会社でないとできない ・経理業務はスケジュールどおり、決して止めることができない |
しかし一方で、クラウド会計やクラウド経費精算など、クラウドシステムの利用を進めたことで経理の在宅勤務を実現した会社も多くありました。
インターネットで使えるクラウドシステムを導入することで、自宅やサテライトオフィスでの経理業務も可能になったのです。システムのクラウド化はテレワーク推進に最も重要なポイントと言えるでしょう。
経費精算のクラウドシステム化でみんなにメリット
経理業務の中で、各社員との連絡をとりあう業務のひとつに経費精算があります。
今でも数日ごとにレシートを経理に持ち込んで立替金を精算してもらう、といったやり方の会社は結構あるようです。
このやり方ですと経理担当者は必ず会社にいなくてはなりませんし、社員も頻繁に会社に行って精算をする必要があります。テレワークどころではありません。
もし経費精算にをクラウドシステムを利用すれば、経理社員だけでなくすべての社員がメリットを感じることでしょう。
たとえば社員はスマホで領収証の写真を撮って、経費精算のシステムにアップします。上司はシステムにログインすれば、申請された経費精算を確認して承認できます。
そして経理担当者は承認された申請について、送金の手続きをするなどします。どの社員もインターネットでシステムにログインして作業できますので、在宅や現場など出先でもできて、みんなが楽になりますね。
精算タイミングを月1～2回にすれば、経理業務はルーチン化してさらに効率アップ。もし社員の立替額が多くなるようなら、先に仮払いして精算する方式にすることで社員の負担もなくなります。
電子帳簿保存法改正やインボイス制度への対応も迫られてきます
令和4年1月に電子帳簿保存法が改正されました。
当初発表されていた電子データの電子保存の義務化は2年先送りとなり、ほっと胸をなでおろした総務経理担当の方も多いようですね。でも油断は禁物！2年はあっという間です。
世の中のデジタル化はますます進んでいますし、消費税のインボイス制度のスタートも着々と迫ってきています。
義務化の延期で少し余裕のできたこの時間を有効に使って、対応の準備はもちろんですが、経理のクラウド化や業務全体のシステム再設計に取り組まれることをぜひお薦めします。
電子帳簿保存法については以前セミナーもおこない、要件や対応方法などご案内し大変好評を頂くとともに、準備の必要性を強く感じられている方が多くいらっしゃいました。⇒セミナーのご案内はこちら
デジタル化は進めたい、でも手間やコストはあまりかけられない
もし今、あなたの経理セクションに紙の資料が大量にあるなら、１日も早くデジタル化を進めて脱・紙を目指しましょう。インターネットバンキングの利用、クラウド会計導入、請求書や経費精算のクラウド化、やるべきこと、やれることはいくらでもあります。
そして今は、パッケージのクラウドソフトを利用することで、それほどまとまった初期費用もかけずランニングコスト中心でシステム変更していくこともできます。同時に、２年後の電子データの電子保存義務化にも対応していけるように、少しずつ準備を進めていきましょう。
そうは言っても、といろいろご心配な経営者の方もおられることでしょう。
| ・まず、何から手をつければいいのだろう ・ソフトは何を使う？ ・どこまでやればいいのだろうか ・日々の経理業務を止めないで変更ができるだろうか などなど |
そんなときは専門家に相談するのが得策です。
思いつきや聞きかじりで単体のソフトを入れても、経理業務の全体としては効率的にならないことも少なくありません。業務フローがとても大切なのです。
せっかくデジタル化しても全体的に効率UPできないとしたら、あまりに残念ですよね。
そうならないためには、まずは自社の業務の流れを詳しく調べ、いわば業務の“棚卸し”をすることが必要なのです。そのうえで必要な改善案を選択し、取り組む。そうすることで結果として手間やコストは少なく、成果は大きい改善が進められることになります。
まとめ
アフターコロナの新しい生活様式への変化があちこちで示されている今、経理業務もまさに変わり時と言えます。
バックオフィスが変わると本業も変わる、思いのほか本業にいい影響が表れるとすでに実感されている経営者の方も多いのです。ぜひこの時期、そうした改善につなげていってください。
まずは自社の経理業務の現状をしっかりと把握し、デジタル化、クラウド化を進めて経理担当者にも他の社員にもメリットのあるうれしい改善を進めましょう。その改善はきっと経営者にとっても、うれしい結果をもたらすはずです。
なるほど改善はしたいが、どこに相談したらいいかわからない、ということでしたら、当相談所も“専門家”です。お手伝いができます！どうぞ、お気軽にご相談ください。
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